Vrije Universiteit Amsterdam: 'In control door nieuwe inzichten.'

Met een onderbezetting in het business control-team en de behoefte aan meer inzicht in tweede en derde geldstroom onderzoeksprojecten ging Esther van den Hengel, Directeur Bedrijfsvoering van de bètafaculteit van de Vrije Universiteit (VU) in Amsterdam, op zoek naar versterking. “We konden uit een aantal systemen nog niet de inzichten halen, die we wel nodig hadden om écht in control te zijn,” aldus Esther. Sharon Cohen, Finance Consultant bij Public Search, had in een voorgaande functie als auditor voor subsidies voor onderzoeksprojecten al ervaring opgedaan met deze geldstromen. Een mooie match, die leidde tot veel nieuwe inzichten.

De projecten waar Sharon mee aan de slag ging waren tweede- en derde geldstroom onderzoeksprojecten. Deze projecten zijn gesubsidieerd door subsidieverstrekkers of private opdrachtgevers. Vanuit de bètafaculteit was de wens ontstaan om meer inzicht te krijgen in het financiële plaatje van deze projecten, en hoe de financiële stromen binnen de VU lopen, zodat ze hier beter op kunnen sturen. Ze wilden met name meer zicht op het effect dat je krijgt als je onvoldoende subsidie ontvangt om alle kosten van zo’n project te dekken. Dat betekent namelijk dat je een eigen bijdrage nodig hebt, die de faculteit zelf moet betalen.

De rol van Sharon was nieuw binnen de bètafaculteit, waardoor ze begon met het afstemmen van de kaders van haar opdracht. Sharon: “Ik heb eerst met de Manager Business Control Bèta, Johan, afgestemd waar ze precies naar op zoek zijn. Hoe zien ze het voor zich? Wat heeft de prioriteit? En waar willen ze graag inzicht in? Zodra die kaders helder zijn, is het een kwestie van de organisatie, de faculteit en de systemen leren kennen. Je zoekt uit waar je de informatie over de eigen bijdrages en de onderzoeksprojecten vandaan haalt, die je nodig hebt om die inzichten te verschaffen. Dat doe je door heel veel mensen te spreken en zelf op onderzoek uit te gaan.”

Inmiddels is Sharon al een jaar werkzaam bij de VU en is het inzicht toegenomen, vertelt ze: “We hebben onder andere een rekenmodel opgezet voor projectaanvragen om een beter totaalplaatje te krijgen van het financiële deel van zo’n project. Je kijkt hiermee niet alleen naar de projectbegroting, maar ook naar allerlei andere vergoedingen ter stimulering van tweede en derde geldstroom projecten. Deze vergoedingen zitten niet standaard in de projectbegroting, terwijl je die soms wel moet meenemen in je besluit. Door dit rekenmodel krijg je dus een beter beeld of het financieel aantrekkelijk is om een project wel of niet aan te nemen.”

Het rekenmodel voor projectaanvragen wordt nu door de bètafaculteit veelvuldig gebruikt en biedt meer inzicht in de begroting voor de tweede en derde geldstroom onderzoeksprojecten binnen de faculteit. Er is zelfs VU-breed interesse in hoe het rekenmodel ingezet kan worden. Een mooie ontwikkeling dus. Het rekenmodel biedt business controllers namelijk een handig stuurmiddel om (strategisch) advies te kunnen geven over hoe rendabel een project is. Bovendien geeft het meer inzicht in bepaalde trends van de eigen bijdrages, waardoor de faculteit goed onderbouwde besluiten kan nemen en uiteindelijk ook kosten kan reduceren.

Niet alleen Sharon is blij met de VU als opdrachtgever. Ook de VU kijkt positief aan tegen de matches die worden gemaakt door Public Search. De samenwerking is goed, zowel voor, tijdens als na een project, vertelt Esther: “Als we iemand zoeken, dan zoeken we een bepaald profiel. Het contact daarover is heel prettig. We geven aan wat we zoeken, er wordt doorgevraagd en op basis daarvan kijken ze binnen Public Search wie bij onze uitvraag past. Wat wij zoeken en wie Public Search vervolgens aanlevert, matcht tot nu toe altijd goed. Na een aantal consultants heb je ook het gevoel dat ze precies weten wat je zoekt, qua expertise en qua type persoon. Maar als we een keer zouden zeggen dat we toch net wat anders zoeken, dan kan dat ook gewoon.”

Ook over de consultants die bij de VU aan de slag gaan, is Esther positief: “We merken dat de consultants financieel goed onderlegd zijn. Bovendien zijn ze vaak breder inzetbaar. Dat is wel een pré. Ik vind het belangrijk dat een business controller niet alleen maar bezig is met de getallen, maar ook verder kijkt: wat is het effect op de rest van de bedrijfsvoering? Al met al, zet Public Search goede mensen in en zoeken ze op de juiste momenten contact.”