Grip en houvast bij de MEEr-groep

De MEEr-groep koppelt mensen met een beperking, een chronische ziekte of een verzorger van een ziek familielid met de juiste instanties. Zo krijgen ze meer grip. Mirjam de Vries is manager bedrijfsvoering bij de MEEr-groep. Na het vertrek van haar collega zocht ze een nieuwe controller. Een uitdaging, omdat haar collega de processen vooral in het hoofd had. Public Search koppelde Mirjam aan Menno.

Menno werkt sinds 2022 bij Public Search. Hij wilde na het begin van zijn carrière bij PwC iets minder gaan werken en een andere sector leren kennen. Via zijn ouders die onder andere als leraar en verpleegkundige werkten, had hij van huis uit al interesse in de publieke sector meegekregen. Hij had al kennis gemaakt met Public Search tijdens een opdracht voor een provincie bij PwC en besloot er na een gesprek met Ruth Sprey zelf te gaan werken.

De MEEr-groep was zijn tweede opdracht. Eerder werkte hij bij de Vrije Universiteit. Menno: “De vraag vanuit de MEEr-groep paste goed bij mijn interesse. De MEEr-groep staat midden in de publieke sector op het snijvlak van gemeenten en zorg. Er lag een basis op het gebied van financiën, maar er was ook behoefte aan rust, overzicht en een aantal concrete verbeterpunten. Ik kreeg na het eerste gesprek met Mirjam meteen zin om me daarin vast te bijten! ”

Voor Mirjam was Menno precies waar ze naar zochten. Mirjam: “Menno is een fijn en rustig persoon, niet gek te krijgen. Hij is niet bang voor een uitdaging en met zijn affiniteit voor ICT legde ik zonder problemen veel op zijn bord. Hij zorgde er voor dat heel wat controller-taken zijn opgepakt en gedocumenteerd. Daarmee is het overdraagbaar aan een nieuwe collega. Verder zijn de processen geautomatiseerd. Dat maakt het minder foutgevoelig en persoonsafhankelijk.”

Menno had bij de MEEr-groep twee duidelijke taken. Enerzijds zorgde hij ervoor dat de lopende taken van de controller werden ingevuld. Daarnaast moest hij de taken beter overdraagbaar en waar mogelijk efficiënter maken. Menno: “Het was in het begin echt overzicht scheppen. Ik maakte een overzicht van de verschillende taken die op het bord van de controller liggen en schreef elke taak zo duidelijk mogelijk uit. De MEEr-groep werkt met zo’n vijftig gemeentes, met veel verschillende afspraakvormen. Soms op basis van uren, maar ook op basis van FTE of andere prestatie indicatoren.  De hoeveelheid en verscheidenheid aan afspraken maakte het monitoren lastiger, zowel voor de controller zelf als voor de rest van de organisatie, met name de managers.”

Er werken bij de MEEr-groep verschillende regiomanagers. Zij zijn verantwoordelijk voor de afspraken met de opdrachtgevers én zorgen er samen met de afdeling HRM voor dat er voldoende mensen in hun team zitten om de afspraken in te vullen. Menno ging snel met deze managers in gesprek: “We hebben iedere maand het zogenaamde F&F (‘formatie en financiën’) overleg. Met iedere regiomanager bespreken we dan of de extern gemaakte afspraken in balans zijn met de teambezetting. Toen ik begon, had dat overleg al een tijdje niet plaatsgevonden. Het overzicht ontbrak daardoor. Ik ben daarom begonnen door die gesprekken snel weer op te starten. Dit zorgde voor overzicht en rust bij de managers en tegelijk leerde ik zelf snel de financiën van deze organisatie kennen.”

De samenwerking met Public Search ging voor Mirjam heel goed. “Het was makkelijk schakelen. Even een appje of een telefoontje en Public Search pakte het op. We zijn echt een mensen-mensen organisatie. En dat begrijpen zij. Je hebt ook sociale vaardigheden nodig om hier te werken. Die vaardigheden bezit Menno 100 procent.”

Menno’s ervaring met de MEEr-groep is ook erg positief. Menno vertelt met een grote glimlach: “Het is een mooie organisatie om voor te werken. Iedereen is heel betrokken bij waar het uiteindelijk om gaat: het ondersteunen van onze cliënten. Dat merk ik in de gesprekken met Mirjam, de regiomanagers en de rest van de organisatie. Ik vind het fijn dat ik daar een steentje aan kan bijdragen door de organisatie rust en overzicht te geven op financieel gebied. En het samenwerken met Mirjam is erg fijn: we kunnen goed en efficiënt overleggen omdat we een vergelijkbare inhoudelijke achtergrond hebben en vaak aan een paar woorden genoeg hebben om te begrijpen wat de ander bedoelt.”

De keuze voor Public Search was voor Menno de juiste. De sales managers zorgen ervoor dat er genoeg leuk werk op de plank ligt. Als je opdracht bijna afloopt ga je in overleg met je field manager en de sales managers over wat je daarna zou willen doen. De MEEr-groep is Menno’s tweede opdracht. Eigenlijk was die in juli 2024 afgerond. In de laatste paar maanden had Menno zijn opvolgster ingewerkt, die daarna zijn takenpakket kon overnemen.

Menno: “Eind juli rondde ik mijn opdracht af, maar al snel kreeg ik een appje van Mirjam met de vraag of ik al een nieuwe opdracht had. En zo niet, of ik nog even terug wilde komen? Het was voor mij een no-brainer om daar volmondig “Ja” op te zeggen. Ik wil de organisatie goed achterlaten!”

De tijd die Menno door heeft gebracht bij de MEEr-groep ervaarde hij tot nu toe als erg plezierig. Van het beleven van teamuitjes tot een barbecue bij Mirjam thuis. Op werkgebied waren er volgens Menno ook diverse hoogtepunten: “Het afronden van de jaarrekening 2023 was er daar zeker één van. Het was na acht jaar de eerste keer dat de jaarrekening door een nieuwe controller werd opgesteld. Daarnaast kijk ik met veel plezier terug op het verbeteren en automatiseren van een aantal processen, zoals de begroting, het maandelijkse F&F-overleg en een stukje facturatie. De belangrijkste vervolgstap die ik nu nog ga zetten is een F&F-dashboard dat data automatisch samenbrengt en overzichtelijk weergeeft.”

In zijn rol heeft Menno veel dingen geleerd die hij meeneemt naar zijn volgende opdrachten. “Een van de belangrijkste dingen die ik bij de MEEr-groep leerde is dat ik actief tijd moet vrijmaken voor het verbeteren. Anders blijf je dingen vooral doen zoals ze altijd gedaan zijn en kom je te weinig toe aan het doorvoeren van verbeteringen. Bij mijn volgende opdrachten wil ik hier vanaf het begin nog duidelijker tijd voor vrij maken.

Daarnaast vind ik het belangrijk om in het begin van een opdracht ook de tijd te nemen om even ‘de kat uit de boom te kijken’. Daarmee bedoel ik: niet meteen anderen dwingen om de dingen te doen zoals jij dat wilt, maar eerst proberen te begrijpen waarom dingen zo gaan zoals ze gaan. Ik probeer anderen te benaderen zoals ik zelf ook benaderd wil worden en een belangrijk onderdeel daarvan is respect voor verschillen in persoonlijkheid en aanpak. Ik vind dat een fijne manier van werken en het heeft bij de MEEr-groep ook goed gewerkt. Dat houd ik dus vast bij toekomstige opdrachten!”