Datagedreven besluitvorming en toekomstgerichte sturing met Power BI en data analytics.

Hoe komen organisaties tot een integrale datagedreven aanpak? Krachtige hulpmiddelen als Power BI en data analytics kunnen organisaties hierbij helpen. Luc Kleinveld is binnen Public Search met name actief als Business Controller in de zorgsector. In ieder project probeert hij een koppeling te maken met Power BI en data analytics. Luc vertelt waarom hij deze tools toepast in zijn werk en hoe het bijdraagt aan de bevordering van datagedreven besluitvorming en toekomstgerichte sturing.

“Mijn opdrachten beginnen altijd bij het in kaart brengen van de ambities die een organisatie heeft op het gebied van Power BI en data analytics. Welk probleem willen ze oplossen? Daarbij is de kracht van Power BI en data analytics vaak nog te onbekend of zijn de ambities die de organisatie heeft op het gebied van Power BI en data analytics niet voldoende helder. Als Business Controller maak je de koppeling tussen de strategische doelstellingen van de organisatie en de mogelijkheden op het gebied van Power BI en data analytics. Zo ben ik in mijn huidige opdracht bezig met de verbetering van de stuurinformatie van een zorginstelling aan de hand van Power BI. Power BI geeft organisaties een duidelijk overzicht van alle belangrijke stuurinformatie. Ik breng in kaart wat hun strategie is, welke financiële en niet-financiële doelstellingen daarbij horen, en of daar daadwerkelijk op gestuurd wordt. Vaak hebben organisaties namelijk wel een goede strategie, maar wordt die niet goed uitgevoerd of wordt er niet op gestuurd. Die strategie moet terugkomen in de dagelijkse besluitvorming zodat je ook echt datagedreven kunt sturen. Bij data analytics draait het meer om het verkrijgen van nieuwe inzichten. Je gebruikt de data om achter patronen te komen die je zelf niet goed kunt zien. Als je als organisatie volledig helder hebt wat je wilt bereiken en hoe, stel je een datamanagementstrategie op. Hierin beschrijf je de doelen, de definities en rollen op het gebied van data- en informatiemanagement, en de processen.”

“Een mooi praktijkvoorbeeld is dat veel zorginstellingen de medewerker centraal zetten in hun interne strategie en kostenplaatje, omdat je daarmee natuurlijk ook zo goed mogelijk de cliënten kunt dienen. Maar je ziet vaak dat er alleen op financiële cijfers wordt gestuurd. Dat is onvoldoende. Je hebt ook niet-financiële informatie nodig, zoals het ziekteverzuim en de inhuur van zzp’ers. Met de juiste informatie, een combinatie van de belangrijkste financiële en niet-financiële cijfers, kun je in een Power BI dashboard het totale plaatje in kaart brengen en daarmee een integrale rapportage maken. Dat totale plaatje is belangrijk om het businessmodel van een organisatie te begrijpen en goed in te richten. Hierdoor zie je namelijk ook het effect van zaken als ziekteverzuim op de financiële cijfers. Alleen met een volledig inzicht weet je hoe de organisatie ervoor staat en hoe je gericht kunt sturen op verbetering. Dit geeft de manager, business controller en HR-manager ook input om het integrale gesprek te voeren.”

Op basis daarvan kijk je naar de toekomst. Hiervoor kun je een forecast model ontwikkelen. Je verwerkt hierin de impact van verbeteracties, zodat je kunt kijken welke impact die acties financieel zullen hebben. Het is een continu proces van datagedreven inzichten genereren, analyseren, verbeteracties formuleren en vervolgens het doorrekenen van deze acties in het forecast model.”

“Het werken met Power BI en data analytics geeft organisaties dus de mogelijkheid om op een datagedreven manier inzicht te krijgen in wat er speelt en of ze op de goede koers zitten. Het brengt organisaties meer in control. Als tijdelijke Business Controller zie je als buitenstaander vaak snel waar een organisatie op moet sturen om de strategie te behalen. Bovendien zit je als Business Controller zowel dicht bij de dagelijkse gang van zaken als het management. Je kunt daardoor goed bepalen welke informatie belangrijk is in de sturing en je legt verbinding tussen verschillende afdelingen. Met goede adviesvaardigheden breng je op de juiste manier over wat je ziet en wat er nodig is om de organisatiedoelstellingen te behalen. De data uit het Power BI dashboard of nieuwe inzichten vanuit data analytics dient daarbij altijd als krachtige basis voor het advies.”